Кадровый отдел с нуля
Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов
Вера Капылова
© Вера Капылова, 2016
ISBN 978-5-4474-9478-0
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
Введение
Кадровое делопроизводство – необходимый процесс в работе каждой организации. Кадровый отдел взаимодействует с главным ресурсом компании – человеческим. Подбор и трудоустройство персонала требуется грамотно документировать. Ошибки в кадровых документах ведут к административной ответственности и штрафам до 200 000 р.
Деятельность кадрового отдела с самого начала следует организовать правильно. Если в документации царит хаос, привести дела в отделе кадров в порядок намного сложнее, дольше и дороже, чем сделать всё грамотно с самого начала.
В структуре каждой организации отдел кадров занимает значимую позицию, уже потому что именно в этот отдел первым попадает новый сотрудник. Основная функция отдела кадров на предприятии – документная работа с сотрудниками, ведение, учёт и сопровождение персонала. Документированию подлежат все значимые действия сотрудников внутри организации: приём на работу, перемещение на другую должность, обучение, изменение оплаты труда, отпуска и командировки, увольнение.
Сотрудники отдела кадров выполняют в организации следующие задачи:
подбор персонала
анализ текучести кадров
подготовка штатного расписания и других локальных нормативных актов
оформление личных дел сотрудников
выдача по требованию работников справок и копий документов;
прием, выдача, заполнение и хранение трудовых книжек
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков
организация аттестаций сотрудников
Работу по организации кадрового отдела с нуля можно представить в виде понятного пошагового алгоритма, исполнение которого приведёт к выполнению задачи по запуску во вновь открывшейся организации кадровой службы. Алгоритм состоит из девяти этапов:
1. Подборка актуальных законов в сфере трудовых отношений и методической литературы по кадровому делопроизводству, выбор и установка программы по учёту кадров. Одним словом, подготовка рабочего места.
2. Изучение учредительных документов организации, из которых предстоит узнать реквизиты для оформления кадровых бумаг и порядок приёма на работу директора.
3. Составления перечня документов, необходимых в работе кадрового отдела.
4. Оформление директора с учётом требований учредительных документов и обязательным информированием налоговых органов и заинтересованных банков.
5. Составление локальных нормативных актов, регламентирующих правила поведения в организации, режим работы, порядок взаимодействия с персоналом.
6. Разработка образца срочного или бессрочного трудового договора с указанием существенных и несущественных условий работы.
7. Подготовка документов для ведения кадровой работы, включая бланки приказов, договоров, соглашений и журналы регистрации.
8. Назначение сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и передача ему полномочий по ведению трудовых книжек от директора.
9. Оформление сотрудников, включающее ознакомление с нормативными актами организации, заключение трудового договора, издание приказа о приёме на работу и внесение записи в трудовую книжку.
В книге «Организация отдела кадров с нуля» подробно раскрывается порядок выполнения каждого пункта этого алгоритма. Если Вам предстоит организовывать кадровый отдел в открывающейся компании, книга поможет в короткие сроки грамотно оформить этот процесс. Здесь Вы найдёте образцы необходимых кадровых документов, рекомендации по организации кадрового делопроизводства, порядок оформления директора, нюансы работы с кадровой документацией, порядок оформления сотрудников.
Книга станет отличным помощником для новичков кадрового дела, менеджеров или бухгалтеров, которым доверили оформление персонала, индивидуальных предпринимателей или руководителей небольших компаний, в которых принято решение набрать штат сотрудников.
1. Организация рабочего места: подбор законодательных актов, литературы, программного обеспечения
Организацию кадрового делопроизводства с нуля начинать нужно непосредственно с обустройства рабочего места – отдела кадров. У сотрудников кадрового отдела должен быть доступ к актуальным законодательным актам в сфере трудовых отношений и к справочно-методической литературе, разъясняющей вопросы кадрового делопроизводства. Далее стоит позаботиться о техническом и программном обеспечении кадровой деятельности. Для этого с руководителем согласовывается приобретение мебели для офиса, канцтоваров, необходимых печатей и штампов, оргтехники и обеспечить установку программы по автоматизированному учёту кадров.
Основные правовые акты в сфере трудового законодательства
На первом этапе формируется подборка законов, регулирующих кадровые отношения. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках в виде правовой библиотеки, или установить на компьютеры информационно-справочную систему, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».
Основополагающим документом в сфере трудового законодательства является:
Конституция Российской Федерации
Трудовой кодекс Российской Федерации
Конституция гарантирует каждому гражданину России право на отдых и право на труд. В статье 37 Конституции Российской Федерации закреплены основополагающие нормы трудового законодательства:
1. Труд свободен. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.
2. Принудительный труд запрещен.
3. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.
4. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку.
5. Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.1
Трудовой кодекс РФ – это базовый закон в области законодательства. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.
Выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства регулируют:
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
ГОСТ Р 6.30—2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477
Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, которые относятся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:
О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.
